Buchhaltung leicht gemacht durch automatisierte Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Vorteile einer (Teil-) Automatisierung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Die manuelle Erfassung und Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen führt gerade bei hohen Rechnungsvolumina zu einem übermäßigen Verbrauch von Zeit- und Personalressourcen. Während bei der Verbuchung von Ausgangsrechnungen zumeist auf Schnittstellen zwischen Faktura- und Buchhaltungssoftware zurückgegriffen wird, stellt die Kreditorenerfassung eine wesentlich umfangreichere und fehleranfälligere Arbeit dar. Sowohl inhaltliche als auch sachliche Fehler bei der Verbuchung sind zwar menschlich, jedoch auch vermeidbar.

 

Unsere Devise lautet: Buchhaltung leicht gemacht!

Daher setzen wir bei der automatisierten Debitoren- bzw. Kreditorenbuchhaltung auf die Belegerfassungs- und Verarbeitungssoftware CaptureThis 3 Buchhalter aus dem Hause cadosys. Neben der Auswertung und Verbuchung gescannter oder bereits digital vorliegender Rechnungen, erfolgen auch logische und inhaltliche Überprüfungen der Rechnung. Da zusätzlich die Prüfung auf Vollständigkeit der Rechnungsmerkmale nach §§ 14 und 14a UStG erfolgt, kann die korrekte Vorsteuerverbuchung gewährleistet werden. Durch das integrierte Learning-Tool kann jede Debitoren- bzw. Kreditorenbuchhaltung bspw. durch Zuordnung gewisser Aufwandskonten zu bestimmten Lieferanten (Aufwandskonto „Telefonkosten“ bei Lieferant „Telefondienstanbieter“)  individualisiert und höchst effektiv eingesetzt werden. Um etwaige maschinelle Fehler ausschließen zu können, werden gerade zu Beginn des Softwareeinsatzes sämtliche Belege zusätzlich durch unser geschultes Auge geprüft und freigegeben. Dadurch treffen wir Zuordnungen und legen Regeln fest, die zu einer sehr hohen Vollautomatisierungsquote führen.

 

Ausgliederung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Viele Unternehmen möchten die Finanzbuchhaltung gerne im eigenen Haus unterhalten, da sie sich davon schnellere Verarbeitungszeiten für ein zeitnahes Mahnwesen und verbesserte Freigabezeiten für Eingangsrechnungen zur optimalen Ausnutzung von Skonti versprechen. Doch speziell wenn im eigenen Hause noch manuell gebucht wird kann die Ausgliederung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zu einer erheblichen Verkürzung der Durchlaufzeiten führen. Sie können uns die Belege entweder digital (gescannt oder originär-digital) zur Verfügung stellen oder wir scannen Ihre Belege ein. Nach der automatischen digitalen Erfassung und Verbuchung erhalten Sie die Buchungsdaten als Importdatei zur Integration in Ihr Buchhaltungssystem zurück. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit unser digitales Archiv zu nutzen und so jederzeit Einsicht in die Belege zu erhalten.

 

Einbettung in die von uns erstellte Finanzbuchhaltung und in Ihre Buchhaltungssysteme

Auf Wunsch können wir die automatische Belegerkennung auch für Ihre durch uns ausgeführte Finanzbuchhaltung einrichten, unabhängig von der Höhe Ihres Rechnungsaufkommens. Auch für die Finanzbuchhaltung von Kleinunternehmern, Existenzgründern oder Mittelständlern kann der Einsatz der Software auch im Hinblick auf die zukünftige Entwicklung bereits im frühen Stadium sinnvoll sein. So werden Verbuchungs-Regelungen und Zuordnungen bereits früh getroffen und sehr schnell ein hoher Grad an Vollautomatisierung erreicht.

Die elektronischen Datensätze können mittels Datenschnittstelle vollautomatisch in die von Ihnen eingesetzten Buchhaltungssysteme eingespielt werden. Schnittstellen zur DATEV und zur Software aus dem Hause DIAMANT können bereits genutzt werden. Sollten Sie andere Schnittstellen benötigen sprechen Sie uns an. Unsere Softwareentwicklung wird sich umgehend um Ihr Anliegen kümmern. Kontakt