Revisionssichere Archivierung in unserem digitalen Archiv

Archivierungsverpflichtung in Deutschland

In Deutschland sind nach aktueller Rechtslage Buchungsbelege 10 Jahre und Handelsbriefe 6 Jahre lang aufzubewahren (u.a. §§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Je nach Höhe des Rechnungsaufkommens wird schnell deutlich, dass hiermit auch hohe Kosten verbunden sind. In einer Studie des Statistischen Bundesamtes werden mittlerweile die durchschnittlichen Archivierungskosten mit einer Höhe von € 6.400,00 pro Unternehmen angegeben. Tendenz steigend! Denn: Für Belege zum Anlagevermögen sehen die neuen gesetzlichen Regelungen des GoBD eine weitere Verlängerung der Aufbewahrungsfristen vor.

Gleichzeitig hält die elektronische Übermittlung von Rechnungen immer mehr Einzug in Deutschland, was wiederum die Implementierung eines elektronischen Archives zwingend erfordert. Grund hierfür ist, dass die elektronische Archivierung wiederum ebenfalls strengen rechtlichen Regelungen unterworfen ist, speziell was die Revisionssicherheit angeht (vgl. § 14 Abs. 1 UStG und BMF 16.07.2001 ).

 

Wie wird archiviert?

Grundsätzlich wurden über Jahre hinweg die Papierbelege klassisch in Ordner geheftet und in das Aktenarchiv gestellt. Die elektronisch empfangenen Rechnungen (zumeist im pdf-Format) werden noch heute überwiegend ausgedruckt und ebenfalls in der Papierakte abgelegt. Davon ist aus unserer Sicht jedoch dringend abzuraten. Hinsichtlich des steigenden Rechnungsvolumens in den Unternehmen wird der Bereich der elektronischen Archivierung eine steigenden Prüfungsrelevanz gerade im Hinblick auf die Gewährung des Vorsteuerabzuges erhalten.

Die zwingende Einrichtung eines elektronischen Archives für originär elektronisch empfangene Belege führt unseres Erachtens dazu, dass den Unternehmen lediglich zwei Möglichkeiten verbleiben:

  1. Die Pflege und Unterhaltung eines Papierarchivs und eines elektronischen Archives oder
  2. die Digitalisierung der Papierbelege und damit Reduzierung auf ein elektronisches Archiv.

 

Digitales Archiv: Nur gesetzlicher Zwang oder doch unternehmerische Vorteile?

Trotz all der rechtlichen Regelungen hat die elektronische Archivierung eine Menge Vorteile, die sich jeder Unternehmer zu Nutze machen sollte:

  • Kostenreduktion durch geringeren Platzbedarf
  • Schnellerer Zugriff auf Unterlagen/Belege
  • Kein zusätzlicher Hard- und Softwarebedarf
  • Unmittelbarer mobiler Zugriff auf die Unterlagen/Belege

 

Vorteile der Nutzung unseres Digitalen Archives?

 

Haben wir Ihr Interesse geweckt oder haben Sie weitere Fragen zur revisionssicheren elektronischen Archivierung ? Unser Team hilft Ihnen gerne weiter! Kontakt